یک سیستم زمان سنجی هوشمند به نظارت بر ساعات کاری کارکنان و نظارت بر عدم تخلف با رعایت قوانین کمک می کند. همچنین در ساده سازی محاسبه حقوق بسیار موثر است. در ادامه به ده عملکرد اصلی سیستم های حضور و غیاب می پردازیم.

ایجاد یک محل کار دیجیتال نیاز به یک پلت فرم مدیریت حضور و غیاب پیچیده دارد. در کشورها و مناطق مختلف جهان قوانین منظم ساعات کار، پاداش و استراحت رعایت می شود. یک سیستم مدیریت حضور و غیاب دیجیتال این جزئیات را ردیابی می کند و فرآیند حسابرسی را بسیار ساده می کند. بنابراین، اگر به دنبال سیستم مدیریت حضور و غیاب هستید، باید ویژگی های زیر را در نظر بگیرید.

سیستم کنترل حضور و غیاب چیست؟

 هر راه حلی که به ثبت و پیگیری ساعات کاری کارکنان در یک شرکت کمک کند، سیستم حضور و غیاب نامیده می شود. جالب است بدانید که سیستم حضور و غیاب لزوماً نباید یک ابزار دیجیتالی باشد، اما جداول ثبت نام غیاب و غیاب یا صفحات گسترده مبتنی بر اکسل نیز مدل های قدیمی سیستم های حضور و غیاب هستند.

از سوی دیگر، فناوری با سرعت بسیار بالایی در حال توسعه است و شرکت ها به دنبال نیروی کار پراکنده و گسترده هستند، بنابراین ابزار حضور و غیاب باید پاسخگوی این نیازها باشد. این منجر به ایجاد نرم افزار اختصاصی ردیابی زمان کارکنان شده است که از نرم افزار پیش فرض گرفته تا ابزارهای مبتنی بر ابر با تجزیه و تحلیل پیشرفته را شامل می شود.

یک سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر چندین مزیت مانند انعطاف پذیری، بهینه سازی هزینه و سهولت دسترسی به دستگاه ها و سیستم عامل ها را ارائه می دهد. در واقع این ابزارها به دلیل چندین ویژگی برای سازمان های امروزی ضروری هستند.

 ویژگی های اساسی سیستم کنترل حضور و غیاب چیست؟

 چه یک سیستم مدیریت حضور و غیاب سنتی یا مبتنی بر ابر را انتخاب کنید، چهار ویژگی زیر اساس ردیابی زمان کارکنان را تشکیل می‌دهند.

1- زمان ورود و خروج

 یکی از نیازهای سیستم مدیریت حضور و غیاب این است که کارکنان بتوانند زمان ورود، زمان استراحت و زمان خروج خود را با استفاده از کارت چهره، اثر انگشت، کارت بدون تماس و کارت مغناطیسی ثبت کنند. این شناسه ها برای کاهش تقلب در ورود و خروج مفید هستند.

2- مرخصی مدیریت

 مدیریت تعطیلات حوزه دیگری است که سیستم مدیریت حضور و غیاب شما باید در آن نقش داشته باشد. یک روز از دست رفته نباید به طور خودکار به عنوان "غیبت" ثبت شود، در عوض باید به کارمند توصیه شود که برای مرخصی درخواست دهد یا هر گونه شرایط حضور خاص (مثلاً نیم روز) را تعیین کند.

3- ادغام با دستمزد

اگر سیستم مدیریت حضور و غیاب شما با حقوق و دستمزد مرتبط باشد، غرامت بر اساس زمان محاسبه می شود و با هر تعطیلات تایید شده یا مرخصی با حقوق (pto) همگام می شود. به یاد داشته باشید که این فقط در مورد دستمزد روزانه نیست، بلکه در مورد نرم افزار بسیار مفید برای محاسبه مرخصی ساعتی و جزئی نیز می باشد.

4- نوشتن گزارش

 تهیه و نگهداری سوابق حضور و غیاب کارکنان یک مسئولیت کلیدی و مهم بخش منابع انسانی در هر سازمان است. گزارش های اولیه مانند ساعات کار، اضافه کاری، روزهای از دست رفته و غیره باید به صورت گزارش دهی در دسترس باشند.

5- حضور و غیاب بیومتریک

 اگر تعداد زیادی پرسنل با زمان مشخصی برای ورود و خروج دارید، حضور بیومتریک برای شما عالی است. به عنوان مثال، یک مرکز تلفن دارای یک شیفت 9 ساعته با بیش از 100 کارمند است. در این شرایط، استفاده از فناوری بیومتریک با استفاده از اثر انگشت کارمند یا سایر اطلاعات شخصی (تشخیص چهره، عنبیه و غیره) برای اجازه بازدید، خطر نقض و کلاهبرداری را از بین می برد.

6- هشدار در مورد از دست رفتن زمان رسیدن

بارها اتفاق افتاده است که کارمندان با عجله برای خروج از دفتر یا پس از استراحت فراموش می کنند که زمان خروج و ورود خود را ثبت کنند. ادغام تقویم به ویژه برای تیم های راه دور مفید است، جایی که می توانید به راحتی حضور افراد را از طریق یک تقویم مشترک بررسی کنید. 

7- همگام سازی با تقویم ها

 سیستم مدیریت حضور و غیاب را می توان با تقویم های دیجیتالی مانند تقویم گوگل، چشم انداز و غیره همگام کرد. همگام سازی با تقویم ها به ویژه برای تیم های راه دور طراحی شده است، جایی که می توانید به راحتی حضور و غیاب یک فرد را با استفاده از یک تقویم مشترک بررسی کنید.

8- پشتیبانی از داده های ابری و تلفن همراه

سیستم مدیریت حضور و غیاب مبتنی بر ابر از هر دستگاهی قابل دسترسی است. این فرآیند نیاز به ادغام با مرورگر دارد، به این معنی که سیستم را می توان بدون نصب برنامه باز کرد. علاوه بر این، یک پلت فرم تلفن همراه می تواند به افزایش تعداد کارمندان و بهره وری کارکنان از راه دور کمک کند و از حضور دقیق از هر نقطه اطمینان حاصل کند.

9- شخصی سازی خدمات

خدمات شخصی سازی شده سیستم مدیریت حضور و غیاب شما را تغییر می دهد. کارمندان شما دیگر نیازی به حضور در ورودی دفتر ندارند. در عوض، آنها می توانند در یک دسکتاپ (در محل یا از راه دور) بنشینند و با استفاده از یک برنامه وارد سیستم شوند.

10- تجزیه و تحلیل گسترده

سیستم های مدیریت حضور و غیاب با تجزیه و تحلیل پیشرفته بینش دقیقی از الگوهای حضور و غیاب ارائه می دهند و افرادی را که اغلب اضافه کاری می کنند برجسته می کنند. چنین رفتاری را می توان به درستی متوجه و اصلاح کرد تا سطح مطلوب بهره وری در شرکت حفظ شود.

سخن نهایی

اکنون که اصول مدیریت حضور و غیاب را می دانید، بیایید نگاهی به برخی از ویژگی های مفیدی بیندازیم که می تواند به کارکنان شما کمک کند بهره وری را بهبود بخشند و در وقت و تلاش ارزشمند شما صرفه جویی کنند.

علاوه بر نیازها و مزایا، قابلیت‌های جدیدی مانند رایانش ابری، خدمات شخصی، تجزیه و تحلیل و پشتیبانی از بهره‌وری کارکنان در خوشه‌های بزرگ می‌تواند به بهینه‌سازی بهره‌وری و ساده‌سازی وظایف منابع انسانی کمک کند.